Każdy z nas w różnym stopniu potrafi planować, organizować i precyzyjnie komunikować się z innymi. Organizacja Ślubu jest wydarzeniem wyjątkowym. Podczas jednego dnia spotyka się wiele osób w charakterze gości, a także wielu wykonawców, którzy tego dnia będą ze sobą ściśle współpracować, mają dobre intencje i chcą, żeby ich działania dopełniły magii tego dnia. Jednak zorganizowanie Ślubu jest wyzwaniem i to nie tylko dla tych, którzy nie mają możliwości na co dzień regularnie ćwiczyć kompetencji logistycznych, ale także dla tych, dla których planowanie to codzienność.
Jak komunikować się z podwykonawcami, żebyście nie musieli się stresować, czy wszystko dobrze ze sobą zagra? Oto kilka wskazówek:
1. Załóżcie osobny mail do komunikacji w sprawie organizacji Ślubu
Założenie osobnego maila to bardzo dobry sposób na uporządkowanie komunikacji. Na niego będą spływać umowy, ustalenia. Możecie też wysyłać sobie na tego maila inspiracje.
2. Wykorzystajcie narzędzia online do planowania i organizacji
Istnieje wiele narzędzi online, które mogą ułatwić komunikację między Parą Młodą a podwykonawcami. Możecie stworzyć grupę na WhatsApp czy Slack, aby mieć ustalenia i korespondencję w jednym miejscu. To sprawi, że wszyscy będą na bieżąco i nie przegapią ważnych informacji. Pamiętajcie, że wyzwaniem jest tutaj zgranie kilku a nawet kilkunastu firm: restauracja, hotel, dj, dekorator, fotograf, filmowiec, szkoła tańca, cukiernia, auto, zaproszenia ślubne, animatorzy i operatorzy innych atrakcji. A do tego ksiądz lub urzędnik, zespół muzyczny na ceremonii, świadkowie, rodzice i inni zaangażowani…
3. Stwórzcie ślubny folder na dysku, gdzie będziecie przechowywać dokumenty i inspiracje
W komputerze, na dysku, w osobnym folderze możecie przechowywać inspiracje: zdjęcia ślubne, które Was urzekły, kawałki muzyczne, inspiracje, umowy, checklisty. Dbajcie w nim o porządek, żebyście szybko mogli wrócić do materiałów, które zdecydowaliście się zapisać.
4. Stwórzcie tablicę na Pinterest
Na Waszej tablicy na Pinterest zapiszecie te zdjęcia ślubne, które Wam się podobają. Następnie będziecie mogli popracować z Waszym fotografem ślubnym i ekipą filmową nad szczegółami, w oparciu o konkretne przykłady.
5. Sprecyzujcie Waszą wizję i oczekiwania, jak ma wyglądać Wasz Ślub i Wesele
Przede wszystkim sprecyzujcie je najpierw sami, we dwójkę, ustalcie jakie efekty Wam się podobają, jaki styl dekoracji, jaka muzyka, atrakcje, ile zabaw pomiędzy tańcami, kogo chcecie zaprosić… Porozmawiajcie też o tym z rodzicami, jeśli są zaangażowani w przygotowania do wesela. Lepiej, jeśli na początku podzielą się swoim zdaniem na poszczególne tematy niż pod koniec przygotowań, gdy zmiany mogą wprowadzić nerwową atmosferę.
6. Podzielcie się zadaniami i rozpocznijcie poszukiwania
W tym miejscu oprócz jasnej komunikacji między Wami, pojawia się tytułowy obszar – KOMUNIKACJI Z PODWYKONAWCAMI.
A zatem:
7. Stwórzcie opis Waszej ślubno – weselnej wizji
Niezależnie od tego, czy chodzi o styl fotografii, preferowane menu weselne czy rodzaj kwiatów, warto sprecyzować swoje wymagania, stworzyć wizję. Możecie ją spisać, żeby było wiadomo, czy poszczególne pomysły nie wykluczają się. Przekażcie opis Waszym podwykonawcom i zapytajcie, czy odnajdą się w takim klimacie. Dzięki temu podwykonawcy będą mieli lepsze pojęcie o tym, jakie są Wasze preferencje i mogą dostosować odpowiednio swoje usługi.
8. Bądźcie otwarci na sugestie
Podczas rozmów z podwykonawcami warto być otwartym na ich sugestie i profesjonalne rady. Doświadczeni specjaliści podzielą się cennymi wskazówkami, które mogą wpłynąć pozytywnie na ostateczny efekt. Wykazanie zaufania i elastyczność w podejściu do ich propozycji może prowadzić do ciekawych i nieoczekiwanych rozwiązań. Zadawajcie pytania, ale zawsze doprowadzajcie do konkluzji. Zamykajcie dylematy odpowiedziami i decyzjami. Zapisujcie je.
9. Ustalcie terminy i harmonogramy
Skorzystajcie z gotowych checklist ślubnych lub zróbcie swój własny terminarz. Dokładne ustalenie terminów i harmonogramów jest niezwykle ważne dla wszystkich zaangażowanych stron. Upewnijcie się, że wszyscy podwykonawcy wiedzą, kiedy i gdzie będą musieli być dostępni oraz jakie zadania mają do wykonania. To pomoże uniknąć niepotrzebnych opóźnień czy nieporozumień podczas dnia Ślubu.
Komunikacja z podwykonawcami ślubnymi jest kluczowym elementem udanej organizacji tego wyjątkowego dnia. Jasne wyrażenie oczekiwań, otwartość na sugestie, ustalanie terminów i harmonogramów, wykorzystanie komunikacji wizualnej oraz narzędzi online to niektóre z praktycznych kroków, które możecie podjąć, aby zapewnić sprawną i skuteczną współpracę z podwykonawcami. Dzięki temu Wasz Ślub stanie się wymarzonym i harmonijnym wydarzeniem.
Oto, jakie są najczęstsze błędy w komunikacji:
– brak decyzji po burzy mózgów
– niespisywanie wniosków i ustaleń
– rozproszenie informacji
– odwlekanie decyzji na później
– pozostawianie zbyt dużej przestrzeni na luźną interpretację
– nieuważne słuchanie
– działanie na ostatnią chwilę
– brak checklisty
– brak folderu zawierającymi dokumenty i spisane ustalenia
– brak narzędzi do jasnej komunikacji – maila czy grupy
– bagatelizowanie liczby wątków, które będzie trzeba spiąć.
Pamiętajcie, że stres jest nieunikniony, komplikacje też. Jednak dobre planowanie i czytelna komunikacja są najlepszymi działaniami, by zredukować ryzyko nieporozumień.